Skuteczne planowanie celów – co warto wiedzieć ?

W tym artykule dowiesz się jak skutecznie planować cele. Poznacz czynniki wpływające na skuteczne planowanie. Co motywuje nas do działania ? Jak utrzymać motywację aż do realizacji założonego celu?

Idealny cel to plan doskonały – Co motywuje nas do pracy?

Jaka to siła sprawia, że agent nieruchomości codziennie podejmuje liczne działania: w obliczu nawału obowiązków, problemów i przeciwności losu na bardzo dynamicznym i wciąż rozwijającym się rynku.

Na powyższe pytanie trudno jest udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Jest niezliczona ilość powodów i źródeł motywacji mniej lub bardziej skutecznych, które na różnym poziomie odbijają się na naszych działaniach i efektywności.

Podstawą, która pozwala na efektywną pracę i konsekwentne wytrwanie w działaniach jest skuteczna praca z celami i planowanie. Wielu agentów posiada cele w różnej postaci, wytyczone przez siebie, narzucone odgórnie, czy założone poprzez analizę wielu ważnych aspektów i okoliczności.

To jak wspomniane powyżej cele wyglądają zazwyczaj zależy od trybu pracy lub zatrudnienia,  czy specyfiki warunków zarządzania w danej firmie. Bezpośrednią wypadkową postawionych celów jest planowanie, a wiec przemyślane działania pozwalające na osiągnięcie celu.

Wielokrotnie bywa tak, że ludzie planują działania bez wcześniejszego określenia celu, czy działają choćby i zgodnie z metodyką pracy agenta bez skonkretyzowanego planu. Nie jest powiedziane, że bez  dobrze wytyczonego celu i planu nie da się nic osiągnąć.

Nie pozwólmy jednak, żeby to przypadek decydował o naszych wynikach i osiągnięciach. Praca z celami, ich odpowiednie wytyczanie i realizacja w odpowiednim planie zwiększa skuteczność i efektywność, ułatwia wiele rzeczy w pracy agenta nieruchomości. Warto zapoznać się z tym Jak skutecznie je wyznaczać i jak efektywnie planować swoje działania.

Lista Zakupów – skuteczne planowanie celów

Przygotuj kartkę papieru i coś do pisania.

Wyobraź sobie, że jest piątek lub sobota, a najbliższą Niedzielę obowiązuje zakaz handlu. Czekają cię duże zakupy więc wypadało by stworzyć listę niezbędnych zakupów i je zaplanować.

Czy tworzysz własną listę zakupów przed odwiedzaniem sklepu?

Czy przed zbliżającym się wyjazdem robisz listę wszystkich niezbędnych  rzeczy, które warto ze sobą zabrać?

Z pewnością zdecydowana większość ludzi korzysta z tego typu zapisków. Lista zakupów jest w stanie powiedzieć nam bardzo dużo o umiejętnym planowaniu i wyznaczaniu celów. Wyobraźmy sobie sytuację, że wybieramy się na zakupy bez listy, tak wiem znajdą się i takie osoby, które pomimo jej braku doskonale sobie poradzą, albo przynajmniej tak im się wydaje. Oczywiście osoby bez listy także dadzą sobie radę  w sklepie i zrobią zakupy. Różnice wychwycimy z łatwością gdy zadamy sobie pytanie.

Co tak naprawdę zyskujemy dzięki liście zakupów?

Lista zakupów ułatwia nam skupienie. Skupienie na rzeczach najbardziej istotnych w danym momencie, pozwala nam na zwrócenie uwagi na tylko te rzeczy, które w danym momencie są nam najbardziej potrzebne, istotne z perspektywy naszych potrzeb. Pozwala na oszczędzenie czasu, energii, a nawet pieniędzy ponieważ dzięki niej unikniemy często niepotrzebnych zakupów dodatkowych.

Podobnie jest z celami.

Wyznaczanie celów jest w sprzedaży i obsłudze klienta podstawą. Dobrze stworzony cel także ułatwia skupienie, stanowi idealny komunikat dla mózgu. Cel nastawia nasz mózg na określone tory, konkretne informacje, które ułatwiają nam dostrzeganie rzeczy z nim związanych, mogących przyczynić się do jego realizacji.

Gdy posiadamy cel, planowanie jest łatwiejsze, unikamy niepotrzebnych działań i jesteśmy w stanie szybciej osiągnąć wyznaczone założenia. Podobnie jak z listą zakupów samo jej stworzenie na nic się zda, ułożenie listy produktów w głowie i próba jej odtworzenia może skutkować brakami i obniżeniem naszej skuteczności na zakupach. Podobna sytuacja będzie miała miejsce gdy zapomnimy naszej wcześniej zapisanej listy.

Dlatego każdy cel powinien być zapisany. Niezapisane cele pozostają tylko pobożnymi życzeniami. Wyjmijmy naszą listę z kieszeni na zakupach, cel powinien być także aktywnie używany!

A co gdyby wybrać się na zakupy z listą, którą ktoś dla nas stworzył, lub na skutek przypadkowej niebanalnej sytuacji listy zostały zamienione??

Przygotuj własną listę zakupów

Wielu zna podobne sytuacje z własnego doświadczenia i to z pracy. Być może otrzymujesz comiesięczne cele w postaci tabelki w Excelu, maila, przedstawione przez managera w przelocie lub cyklicznym zebraniu.

  • Jak czujesz się z celami i planami narzuconymi odgórnie?
  • Jak czujesz się z cudzą listą na własnych zakupach?

Cel, który nie został stworzony choćby wspólnie z twoim udziałem, stworzony lub przekazany przez Twojego szefa, który otrzymał go z kolei od swojego przełożonego nie jest Twoim celem.

Nawet najlepiej i najbardziej rozsądnie stworzony cel i plan narzucony z góry nie będzie nigdy stanowił idealnego bodźca motywacyjnego. Jak każde polecenie, każda rzecz narzucona odgórnie będzie wzbudzać podświadomy opór i dlatego większość przełożonych spędzi masę czasu na motywowaniu i pilnowaniu podwładnych oraz monitorowaniu realizacji.

Jeśli zależy ci na efektywnych działaniach, utrzymaniu motywacji i chęci do pracy musisz sam tworzyć własne cele, lub otrzymane przepisywać i personalizować.

Posiadaj własne cele, dbaj o własny sukces!

Czasami można utracić kontrole na zakupach. Nie wykreślanie produktów z listy może skutkować tym, że będziemy musieli przeglądać je bezpośrednio i po kolei w koszu lub w wózku, aby upewnić się odnośnie tego czy już zostały tam wrzucone. Podobnie jest z Celami i planowaniem.

Realizację Celu trzeba monitorować i kontrolować

Za cele najlepiej jest obierać te obszary, rzeczy i możliwości, na które mamy bezpośredni wpływ i jesteśmy je w stanie kontrolować.

Wyobraź sobie sytuacje, że stoisz z przepaską na oczach, nic nie widzisz, masz trzy piłki tenisowe w rękach. Twoim zadaniem jest trafić do plastikowego wiaderka postawionego gdzieś w niedalekiej odległości przed tobą. Masz trzy rzuty. Jak myślisz ile razy trafisz?

W takiej właśnie sytuacji znajdujesz się gdy starasz się podejmować działania bez wyznaczonych celów i bez planowania. A co gdyby w takiej samej sytuacji ktoś życzliwy Tobie stanął z boku i starał się udzielając słownych podpowiedzi i wskazówek pomóc ci w wykonaniu trzech celnych rzutów? Ile razy trafisz?

To sytuacja w której działasz z odgórnie narzuconymi Celami i planami przez kogoś. Czas na zdjęcie przepaski i wykonanie trzech rzutów z otwartymi oczami, z pełnym skupieniem i zaangażowaniem. Czas na aktywne działanie z własnoręcznie zapisanym celem i planem.

Ale jak to zrobić?

przecież nie zawsze uda się pamiętać o wszystkim i od razu napisać idealną listę zakupów. To nic trudnego cel należy zapisać mądrze, cel dosłownie musi być SMART!

Ćwiczenie – Nad Czym Panuje i Na co mam wpływ

Wypisz wszystkie elementy składające się na pracę agenta nieruchomości, związane z obsługą klienta, sprzedażą i codziennymi obowiązkami.

W dowolnej formie słupków, tabelki, zbioru podziale je i opisz jako elementy:

  • na które mam całkowity i bezpośredni wpływ,
  • których realizacja, wykonanie i końcowy efekt zależą ode mnie pośrednio
  • i te na które nie mam wpływu w żadnym stopniu.

Pamiętaj gdy nie kupisz mleka pomimo, że nie było go na twojej liście bo w sklepie się wyprzedało, dzięki niej nie zapomnisz podejść do innego sklepu żeby osiągnąć cel.

SMART – precyzyjne formułowanie celów

Formułowanie celów zgodnych z metodologią SMART to coś więcej niż tylko postępowanie według zalecań powstałych po rozwikłaniu tego akronimu.

To przede wszystkim odpowiedź co i dlaczego ma znaczenie, co jest istotne i ważne. Tworzenie celów ,,smartowych’’ jest umiejętnym tworzeniem skutecznych komunikatów dla naszego mózgu, zadań dla umysłu, które pozwalają na osiągnięcie celu. Jest również receptą, na to aby cel motywował, jak również nadawał się pod bazę dla dalszego planowania.

SMART jest akronimem, cel musi być sformułowany z uwzględnieniem elementów takich jak:

S ( specyfic ) – specyficzny/konkretny

M (measurable) – mierzalny

A (ambitious) – Ambitny lub ( Achievable) – osiągalny

R (realistic) – realny, możliwy do osiągnięcia

T (time bound) – określony w czasie

 

Specyficzny cel

Specyficzny, konkretny i klarowny taki powinien być nasz cel. Założenia zbyt ogólne i mało sprecyzowane słabo na nas oddziaływają, a czasami odnoszą odwrotny skutek.

W prosty i jasny sposób odpowiedz sobie na pytania

  • Co tak naprawdę chcę osiągnąć?
  • Czego dokładnie cel dotyczy?
  • W jakiej sytuacji?
  • „Z kim ?” i oczywiście
  • ,,Dlaczego?’’

Zrób to tak, aby nie pozostawić możliwości luźnej interpretacji i nie wzbudzić w samym sobie żadnych wątpliwości. Stwierdzenie typu ,, Dzwonić więcej na pozyski’’ czy ,,Zrobić coś, żeby sprzedawać więcej’’, ,, Zacząć współpracę z klientami na rynku wtórnym’’ w niewielkim stopniu wspomogą twoją efektywność i zbudują zaangażowanie.

Mierzalny cel

Mierzalne rzeczy wpływają na nas na co dzień. Magia liczb jest wszędzie i nasz umysł jest jej posłuszny.

Ludzie zazwyczaj wybiorą telefon z dwoma obiektywami aparatu bo jest lepszy od innych, czy produkt na półce z dodatkowymi 20 procentami ekstra.

Liczby stanowią dla nas podstawę postrzegania wielu zjawisk. Od wczesnych lat dzieciństwa  jesteśmy warunkowani,  uczymy się ich znaczenia, dzięki nim lepiej orientujemy się w świecie.

Odpowiedz więc na pytania:

  • Po czym poznam stopień realizacji celu i kiedy będzie osiągnięty?
  • W jaki sposób zmierzę postępy i realizację?

Zapisz wiec cel w prosty i łatwy sposób, aby móc go wyrazić liczbowo. Liczby i mierzalność celu pozwala również zniwelować deprymujący efekt celów zbyt odległych i takich, które na pierwszy rzut oka wydają się zbyt ambitne.

Przy planowaniu wyróżniamy również cele długo i krótkoterminowe, czas również określamy liczbowo np. w datach, mądre cele są bardziej czytelne gdy ich pomiar określamy dodatkowo w czasie.

Ambitny cel

Ambicja jest cechą mającą jak wszystko w życiu dwa bieguny. Ile razy w swym życiu spotkałeś się z celem, który wydawał Ci się zbyt ambitny i niemożliwy do osiągnięcia. Zanim podejmiemy ostateczną ocenę stopnia trudności warto odpowiedzieć sobie na kolejne pytania.

,, Czy cel jest odpowiednio dopasowany do moich możliwości?’’,

,,Czy mogę go osiągnąć?’’ ,

,,Czy potrzebują wsparcia, pomocy lud dodatkowych środków aby go zrealizować?’’

Zbyt ambitne cele potrafią sparaliżować, jednak istnieje sposób poradzenia sobie z zbyt wygórowanymi celami.

,,Czy jesteś w stanie zjeść 5 kg czekolady?’’

5kg to dużo, nie musisz, jest to niemożliwe do osiągnięcia, nie musisz tego robić na raz przypuśćmy, że masz miesiąc na dokonanie tego, 5 kg to 5000 g, tabliczka waży 200g, dzieląc to na 31 dni kalendarzowych to zaledwie 160g dziennie, niecała tabliczka.

Metoda małych kroków

Metoda małych kroków, często zwana metodą małych liczb, pomaga zmienić postrzeganie celu i stanowi jedną z technik racjonalnego planowania.

Innym biegunem stawiania ambitnych celów jest niedoszacowanie lub celowe zaniżanie. Wiele osób nieświadomie sama blokuje możliwość osiągnięcia sukcesu. Wyobraź sobie sytuację gdy uda Ci się zrealizować plan sprzedażowy 10 dni przed końcem miesiąca.

Co dzieje się z zaangażowaniem u większości osób w takiej sytuacji? Myślę że znasz doskonale odpowiedź na to pytanie. Załóżmy że nasz miesięczny plan sprzedażowy wynosi 10.000 złotych. Jest on dobrany z uwzględnieniem wielu czynników.

Po wnikliwej analizie stwierdzamy, że jest optymalny i realny, ale czy ambitny?

Myśl śmiało i strategicznie, dodaj około 30 procent do swojego planu, bądź ambitny, mierz racjonalnie, ale wysoko. Pamiętaj jest duża szansa na to, że dzięki podniesieniu poprzeczki twoja efektywność wzrośnie, nawet jeśli nie osiągniesz 130.000 złotych, jest większa szansa, że będziesz działał z większym zaangażowaniem i konsekwencją, a 115.000 złotych czy 120.000 złotych to będzie twój sukces, esencja ambitnego dobrego celu.

Realny cel

Wiele czynników wspomnianych już także wcześniej wpływa na to czy cel jest Realny. Demotywują nas nie tylko zbyt ambitne cele jeśli chodzi o liczbę. Zbyt odległe cele działają negatywnie i powodują utratę wiary w możliwość i sens ich realizacji.

Pamiętaj, przeanalizuj wszystkie możliwe czynniki, sprawdź dokładnie zasoby i niezbędne środki przed wyznaczeniem celu. Zachowaj skupienie i rozsądek, oraz poświęć odpowiednią ilość czasu na analizę i planowanie.

Podziel zbyt odległe długoterminowe cele na krótsze etapy, zastosuj strategie małych liczb, myśl śmiało, ale realistycznie.

Nasz umysł lubi gdy rzeczy określamy w czasie. Mózg zawsze preferuje konkretne ramy czasowe.

Zapisując cel uwzględnij je i zamknij go lub jego poszczególne etapy w nich właśnie.

Nie określaj ich np. jako miesiąc czy kwartał, a w szczególności jako połowę przyszłego roku czy podobnie temu. Określ od kiedy do kiedy i trzymaj się tego. Analizując postępy pamiętaj o czasie.

Ćwiczenie – Ćwicz bycie mądrym w wyznaczaniu celów

Zapisz cele korzystając z metodologii smart,

3 cele dotyczące życia zawodowego i 3 cele związane z życiem prywatnym.

Niech emocje poprowadzą Cię do Celu

Każda osoba związana ze sprzedażą i obsługą klienta wie doskonale jak ważną rolę w tych procesach odgrywają emocje. Wszystkie elementy wymienione wcześniej, związane z właściwym wyznaczaniem celów, mogą być także wspierane lub osłabiane odpowiednim nastawieniem emocjonalnym. 

Emocji nie można pominąć przy wyznaczaniu celu, planowaniu i  jego realizacji. Gdy zapiszemy już nasze cele czas uruchomić emocje, które to właśnie sprawią, że komunikat w głowie stanie się w pełni aktywny i w wspomoże w konsekwencji i zaangażowaniu. Koncepcja w myśl której emocje stanowią uzupełnienie wszelkich metod wyznaczania celu, działają jak paliwo do ich realizacji, opracowała i rozpropagowała Pani Danielle LePorte.  Koncepcję tę opisała w swojej książce ,, The Desire Map: A Guide to Creating Goals with Soul”. Wyobraźmy sobie, że w ramach realizacji celu pragniemy uczucia, które jesteśmy w stanie utożsamić z jego realizacją. Pomyśl co czujesz gdy uda Ci się wykonać 10 dobrych telefonów na pozysk, czy zrobić sprzedaż na poziomie dalece wykraczającym ponad miesięczne założenia.

Właśnie uczucia zadowolenia, euforii, szczęścia, radości, triumfu, spełnienia, entuzjazmu czy pełnej niewysłowionej satysfakcji, są na końcu drogi i potrafią napędzić nasze działania. Pomyśl o nagrodzie i tym jak chcesz się czuć, a pomoże to poradzić sobie z emocjami powstałymi na skutek porażek i niepowodzeń w trakcie dążenia do celu. Postaw na swoje pozytywne emocje, które często dotykają twoich prawdziwych potrzeb wspierając metodyczny komunikat wcześniej wytworzony w twojej głowie przy zapisaniu Celu.

Ćwiczenie

Wyobraź sobie dzień gdy osiągasz cel i realizujesz plan.

Skup się na wszystkim co w tym momencie czujesz, z wizualizuj sobie to dokładnie i poczuj to.

Wyobraź sobie także co dzięki temu, że zrealizowałeś cel osiągniesz jeszcze i jak dzięki temu będziesz się czuł.

Następnie wypisz 10 rzeczy, które musiałeś zrobić i były niezbędne, żeby cel zrealizować, zrób to w trybie dokonanym czyli zrobiłem/am.

Zaplanuj wszystko celnie

Mamy już odpowiednio zapisany cel, dzięki któremu możemy działać efektywniej. Stanowi on także fundament do rozpoczęcia planowania działań pomocnych w jego realizacji.

W jaki sposób osiągnąć cel?

Jakie są możliwe sposoby jego osiągnięcia?

Wypisz wszystkie działania, procedury i czynności niezbędne do osiągnięcia celu. Podziel je wedle stopnia trudności i wymagań zarówno związanych z wykorzystaniem zasobów i czasu. Zaplanuj działania tak aby te najtrudniejsze i najważniejsze z perspektywy realizacji celu realizować w pierwszej kolejności.

Wyrób sobie nawyk planowania tygodnia i dnia. Nie planuj wszystkiego tylko rzeczy najistotniejsze:

  • czas i rozmowy telefoniczne na zimo,
  • spotkania z klientem i prezentacje,
  • pytania podczas rozmowy itp.

Planujmy metodycznie, ale nie starajmy się stworzyć planu doskonałego, skupmy się na planie dobrym i prostym. Planując przed podjęciem działań unikniemy chaosu i straty energii i czasu. Planowanie nie musi zajmować dużo czasu, gdy stanie się nawykiem będzie stanowić stały element dnia, który ułatwi wiele rzeczy. Pamiętaj sam Cel to nie plan dlatego musisz go uzupełnić o sposoby jego osiągnięcia.

Ćwiczenie Planisty

Zapisz w formie tabelki lub w innej dowolnej formie własny plan działań związanych z:

  • najważniejsze aspekty działań związanych z poszukiwaniem nowych klientów,
  • wybrane typy rozmów z klientem przez telefon i sposoby przygotowania się do nich.

 

Podsumowanie

  • Umiejętne wyznaczanie Celu jest podstawą wszelkiej efektywności i osiągnięć
  • Cel musisz wyznaczać sobie sam, a otrzymane spersonalizować pod siebie
  • Cel musi być zapisany
  • Cel musi być aktywnie używany
  • Najlepiej rzeczy Cel dotyczył rzeczy na które mamy bezpośrednie lub pośredni wpływ
  • Realizację każdego celu musisz kontrolować
  • Wyznacz cele długoterminowe, krótkoterminowe i te w każdej czynności i okazji
  • Cel powinien być zgodny z metodologią SMART
  • Nie można pominąć własnych emocji w wyznaczaniu Celu, uzupełnij go o nie
  • Cel jest fundamentem planowania
  • Zaplanuj najważniejsze sposoby realizacji celu

Popularne posty

Kategorie

Copyright 2019 Paweł Jarczak. All rights reserved.