Jak założyć biuro nieruchomości w 2026

Jak założyć biuro nieruchomości – checklista w 10 krokach

Poniżej cała droga w skrócie. Każdy krok rozwijam w dalszej części.

Krok	Co zrobić	Podstawa / gdzie
1	Sprawdź, czy i jakie biuro chcesz prowadzić	biznesplan, analiza lokalnego rynku
2	Wybierz formę prawną	JDG, spółka z o.o., spółka cywilna
3	Zarejestruj firmę z PKD 2025	CEIDG (JDG) lub KRS (spółka), kod 68.31.Z
4	Wybierz formę opodatkowania i ustal VAT	limit zwolnienia 240 000 zł w 2026 r., KSeF
5	Ustal składki ZUS na start	ulga na start, preferencyjny ZUS
6	Wykup OC pośrednika	art. 181 ustawy o gospodarce nieruchomościami
7	Wdróż AML i RODO	ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, RODO
8	Przygotuj wzór umowy pośrednictwa	art. 180 ust. 3 ugn, prawa konsumenta
9	Dobierz narzędzia	CRM, przeglądarka ofert, rzuty, zdjęcia
10	Zbuduj pierwszy zespół i model współpracy	B2B, zlecenie, umowa o pracę

Krok 1. Sprawdź, czy i jakie biuro chcesz prowadzić

Biuro nieruchomości rejestruje się tak jak każdą inną firmę. Trudniejsze jest to, co przed rejestracją: odpowiedź, na czym biuro będzie zarabiać i skąd weźmie oferty w pierwszych miesiącach.

Zanim cokolwiek zarejestrujesz, odpowiedz sobie uczciwie na kilka pytań:

Ile transakcji przeprowadziłeś jako agent i czy umiesz sam pozyskiwać oferty?
Czy masz budżet na utrzymanie biura i siebie, zanim wpłyną pierwsze prowizje? Między podpisaniem umowy pośrednictwa a wypłatą prowizji mijają zwykle tygodnie, często miesiące.
W czym się specjalizujesz: rynek wtórny, najem, domy, działki, konkretna dzielnica?
Ile biur działa w Twojej okolicy i czym się od nich odróżnisz?
Czy potrafisz rekrutować i szkolić ludzi, czy na razie chcesz pracować sam?

Ze swojego doświadczenia: w pośrednictwie działa efekt kuli śnieżnej. Dobrze obsłużeni klienci wracają i polecają, rośnie baza własnych ofert, a te przyciągają kupujących. Ten efekt przychodzi jednak z opóźnieniem. W naszym biurze wypracowanie skutecznych metod pozyskiwania klientów zajęło 16 miesięcy testów. Jeśli nie masz zapasu na taki okres, zacznij jako agent w istniejącym biurze. Wymogi i formy współpracy opisałem w poradniku jak zostać pośrednikiem nieruchomości.

Krok 2. Wybierz formę prawną: JDG czy spółka?

Biuro możesz prowadzić jako jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), spółkę cywilną, spółkę osobową albo spółkę kapitałową. Na start najczęściej wybiera się JDG albo spółkę z o.o.

	JDG	Spółka z o.o.
Rejestracja	CEIDG, bezpłatnie, online	KRS (np. przez portal S24), z kapitałem zakładowym min. 5 000 zł
Odpowiedzialność	całym majątkiem prywatnym	co do zasady majątek spółki; członkowie zarządu odpowiadają w sytuacjach z KSH
Podatek dochodowy	skala, liniowy lub ryczałt	CIT 9% (mały podatnik, przychody do 2 mln euro) albo 19%, plus podatek od dywidendy przy wypłacie zysku
ZUS właściciela	tak, z ulgami na start	wspólnik wieloosobowej spółki co do zasady nie płaci ZUS z samego tytułu udziałów; wspólnik jednoosobowej spółki płaci jak przedsiębiorca
Księgowość	uproszczona (KPiR lub ewidencja przychodów)	pełna księgowość, sprawozdanie finansowe co rok
Dla kogo	start w pojedynkę lub z 1–2 osobami	biuro planowane od początku jako zespół, wspólnicy, większe ryzyko umów

Moja rada: jeśli zaczynasz sam, JDG jest tańsza i prostsza. Spółka ma sens, gdy wchodzisz ze wspólnikiem, planujesz kilka osób w zespole albo chcesz oddzielić majątek prywatny od firmowego. Formę opodatkowania i wynagradzanie w spółce przelicz z księgową na swoich liczbach. Stawki CIT na 2026 r. znajdziesz na podatki.gov.pl.

Krok 3. Zarejestruj firmę i wybierz PKD 2025

JDG zakładasz we wniosku CEIDG (online, bez opłat). Spółkę z o.o. rejestrujesz w KRS, najprościej przez portal S24. We wniosku podajesz przedmiot działalności według PKD 2025, która obowiązuje od 1 stycznia 2025 r. (rozporządzenie Rady Ministrów, Dz.U. 2024 poz. 1936).

Kod PKD 2025	Nazwa	Kiedy dodać
68.31.Z	Pośrednictwo w obrocie nieruchomościami	zawsze, jako kod główny
68.32.C	Pozostała działalność związana z obsługą rynku nieruchomości wykonywana na zlecenie, gdzie indziej niesklasyfikowana	doradztwo przy kupnie, sprzedaży i najmie na zlecenie
68.32.B	Zarządzanie nieruchomościami wykonywane na zlecenie	jeśli będziesz zarządzać najmem lub budynkami klientów
68.20.Z	Wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi	jeśli wynajmujesz własne lokale
68.11.Z	Kupno i sprzedaż nieruchomości na własny rachunek	jeśli chcesz inwestować na firmę

Uwaga na dwie zmiany względem PKD 2007. Wycena nieruchomości ma teraz osobny kod 68.32.A, zarezerwowany dla rzeczoznawców, więc pośrednik go nie potrzebuje. Doradztwo związane z obrotem przeszło z 68.31.Z do 68.32.C. Jeśli prowadzisz już firmę z kodami PKD 2007, możesz ich używać najpóźniej do 31 grudnia 2026 r. (§ 2 rozporządzenia).

Kod PKD służy rejestrom i statystyce. Nie jest elementem faktury i nie decyduje o tym, co wolno Ci robić.

Krok 4. Wybierz formę opodatkowania i ustal VAT

W JDG wybierasz między skalą podatkową, podatkiem liniowym i ryczałtem. Wybór zależy od przewidywanych kosztów i dochodu. To decyzja na liczbach, którą warto policzyć z księgową przed rejestracją, bo zmiana formy opodatkowania w trakcie roku co do zasady nie jest możliwa.

VAT. Od 1 stycznia 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego wynosi 240 000 zł sprzedaży rocznie (wcześniej 200 000 zł, ustawa z 24 czerwca 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 896). Jeśli zaczynasz działalność w trakcie roku, limit liczysz proporcjonalnie do okresu działalności (art. 113 ust. 9 ustawy o VAT). Po przekroczeniu limitu zwolnienie traci moc od czynności, którą go przekroczyłeś.

Pośrednictwo w obrocie nieruchomościami nie jest na liście usług wyłączonych ze zwolnienia (art. 113 ust. 13), ale usługi doradcze są. Jeśli planujesz odpłatne doradztwo jako osobną usługę, ustal z księgową, czy zwolnienie Ci przysługuje.

Kiedy zwolnienie się opłaca? Gdy klienci to osoby prywatne, które VAT-u nie odliczą. Gdy obsługujesz firmy albo deweloperów, rejestracja jako czynny podatnik VAT bywa korzystniejsza.

KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur objął większość firm. Najmniejsze mogą do końca 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich łączna wartość brutto w miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Szczegóły opisuje ksef.podatki.gov.pl. Wybierz program księgowy lub fakturowy zintegrowany z KSeF od pierwszego dnia.

Krok 5. Ustal składki ZUS na start

Jeśli zakładasz JDG po raz pierwszy (albo po przerwie) i nie świadczysz usług dla byłego pracodawcy, możesz skorzystać z dwóch ulg po kolei:

ulga na start: przez 6 miesięcy płacisz tylko składkę zdrowotną,
preferencyjne składki: przez kolejne 24 miesiące składki społeczne liczysz od obniżonej podstawy.

Później możesz sprawdzić, czy łapiesz się na Mały ZUS Plus. Kwoty zmieniają się co roku, więc sprawdź je na biznes.gov.pl albo u księgowej w miesiącu rejestracji. Jeśli zakładasz spółkę, zasady ZUS wspólników i zarządu ustal z księgową osobno.

Krok 6. Wykup obowiązkowe OC pośrednika

Pośrednik w obrocie nieruchomościami podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu OC (art. 181 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami). Szczegóły określa rozporządzenie Ministra Finansów z 26 kwietnia 2019 r.:

minimalna suma gwarancyjna to równowartość 25 000 euro na jedno i na wszystkie zdarzenia w okresie ubezpieczenia (do 12 miesięcy),
obowiązek ubezpieczenia powstaje najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie czynności pośrednictwa,
polisa obejmuje także szkody wyrządzone przez osoby, które pracują pod Twoim nadzorem,
kopia polisy aktualnej na dzień zawarcia umowy jest załącznikiem do każdej umowy pośrednictwa (art. 181 ust. 3a). Jeśli jej nie dołączysz, klient może wezwać Cię do jej przedłożenia w 7 dni, a potem wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym.

Ustawa wymaga też niekaralności za określone przestępstwa (m.in. przeciwko mieniu, obrotowi gospodarczemu, wiarygodności dokumentów). Wymóg dotyczy osoby prowadzącej biuro, a w spółce: wspólników prowadzących sprawy, członków zarządu, osób kierujących pośrednictwem i beneficjenta rzeczywistego (art. 180a ugn).

Krok 7. Wdróż AML i RODO przed pierwszym klientem

AML. Pośrednik w obrocie nieruchomościami jest instytucją obowiązaną według ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (art. 2 ust. 1 pkt 18). Wyłączone jest tylko pośrednictwo w najmie lub dzierżawie z czynszem miesięcznym poniżej równowartości 10 000 euro. Przy sprzedaży progu nie ma, więc obowiązki masz od pierwszej transakcji.

Co musisz mieć (tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 644):

Obowiązek	Co to znaczy w biurze	Przepis
Osoba odpowiedzialna	w JDG to Ty; w spółce wyznaczasz osobę z kierownictwa	art. 8–9
Ocena ryzyka	pisemna lub elektroniczna, aktualizowana w razie potrzeby, nie rzadziej niż co 2 lata	art. 27
Procedura wewnętrzna	dokument opisujący, jak w Twoim biurze identyfikujesz klientów, oceniasz ryzyko i zgłaszasz podejrzenia	art. 50
Środki bezpieczeństwa finansowego	identyfikacja i weryfikacja klienta, ustalenie beneficjenta rzeczywistego, cel transakcji, monitorowanie	art. 34–35
Dokumentacja (rejestr)	kopie dokumentów, wyniki analiz i ewidencja transakcji przechowywane przez 5 lat	art. 49
Szkolenia	szkolisz każdą osobę, która wykonuje obowiązki AML, także agentów	art. 52
Zawiadomienia do GIIF	przy podejrzeniu prania pieniędzy, niezwłocznie, najpóźniej w 2 dni robocze od potwierdzenia podejrzenia	art. 74, 86

Za brak oceny ryzyka, procedury czy osoby odpowiedzialnej grożą kary administracyjne, w tym kara pieniężna do równowartości 1 000 000 euro (art. 147 i 150). W praktyce: przygotuj dokumenty przed pierwszą umową i wpisz kartę klienta AML do standardowego obiegu dokumentów, żeby agent nie musiał o niej pamiętać.

RODO. RODO to rozporządzenie UE 2016/679, stosowane od 25 maja 2018 r. W biurze oznacza to co najmniej: klauzulę informacyjną przy pozyskaniu danych (także od właścicieli z ogłoszeń), rejestr czynności przetwarzania, okresy przechowywania danych i umowy powierzenia z dostawcami (CRM, księgowość). Zasady telefonowania do właścicieli ofert prywatnych ustal z prawnikiem, bo zależą też od przepisów o komunikacji elektronicznej.

Krok 8. Przygotuj wzór umowy pośrednictwa

Umowa pośrednictwa wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności (art. 180 ust. 3 ugn). Umowa „na słowo” albo potwierdzona SMS-em jest nieważna, a razem z nią przepada podstawa do prowizji.

Dobry wzór zawiera co najmniej:

zakres czynności pośrednika i opis nieruchomości,
wysokość prowizji i moment, w którym staje się należna,
czas trwania umowy i zasady wypowiedzenia,
ewentualną wyłączność i jej skutki dla prowizji,
kopię polisy OC jako załącznik,
klauzule RODO i AML.

Jeśli zawierasz umowę z konsumentem poza lokalem biura (np. w mieszkaniu klienta) albo na odległość, klient ma 14 dni na odstąpienie od umowy bez podania przyczyny (art. 27 ustawy o prawach konsumenta). Musisz go o tym pouczyć i dać wzór oświadczenia o odstąpieniu. To częste źródło sporów o prowizję, więc wzór umowy daj do przejrzenia prawnikowi, zanim podpiszesz pierwszą.

Krok 9. Dobierz narzędzia, zanim zatrudnisz pierwszą osobę

Narzędzia nie zastąpią sprzedaży, ale bez nich każdy nowy agent pracuje po swojemu, a dane klientów rozchodzą się po prywatnych telefonach.

Narzędzie	Po co	Kiedy
CRM dla biura nieruchomości	baza ofert i klientów, eksport ogłoszeń na portale, historia kontaktów	od pierwszego dnia
Przeglądarka ofert prywatnych	codzienna lista nowych ogłoszeń od właścicieli do pozyskania	od pierwszego dnia pozyskiwania
Program do rzutów	czytelne rzuty mieszkań online do ogłoszeń	przy pierwszych ofertach
Aparat z szerokim obiektywem i program do obróbki zdjęć	zdjęcia, które odróżnią Twoje oferty	przy pierwszych ofertach
Wzory dokumentów	umowa pośrednictwa, karta nieruchomości, karta klienta AML, protokoły	przed pierwszą umową
Baza wiedzy biura	odpowiedzi na powtarzalne sytuacje, skrypty rozmów, checklisty	zanim zatrudnisz pierwszego agenta

Krok 10. Zbuduj pierwszy zespół i model współpracy

Na początku większość właścicieli pracuje sama albo z jedną osobą. Pierwszy agent to moment, w którym biuro albo zaczyna rosnąć, albo zaczyna się chaos. Najpierw ustal formę współpracy:

Model	Plusy	Minusy
Agent na własnej działalności (B2B), prowizyjnie	niski koszt stały, agent sam odpowiada za wynik	słabsza kontrola, łatwe odejście z klientami; ustal w umowie, kto ma OC i czyje są oferty
Umowa zlecenia z częścią stałą	większa lojalność, możesz wymagać standardu pracy	składki i koszt stały od pierwszego miesiąca
Umowa o pracę	pełna kontrola nad organizacją pracy	najwyższy koszt, sens głównie przy asystencie lub koordynatorze biura

Niezależnie od modelu nowa osoba potrzebuje tego samego: szkolenia z procesu, jasnych celów aktywności (telefony, spotkania, umowy) i cotygodniowego przeglądu wyników. Jak zapisać takie cele, pokazuję w tekście o celach SMART dla agenta i biura. Jak wygląda sam zawód od strony agenta, opisałem w artykule o tym, jak wygląda praca agenta nieruchomości. Jeśli szukasz zewnętrznych kursów dla zespołu, zajrzyj do porównania szkoleń z nieruchomości.

Najczęstsze błędy nowych biur nieruchomości

Lokal i logo przed procesem. Wynajęty lokal i drogi branding nie przynoszą ofert. Oferty przynosi codzienna, powtarzalna praca nad pozyskiwaniem.
Brak dokumentów AML i wzoru umowy. Nadrabianie formalności po pierwszej transakcji to ryzyko kary i nieważnej umowy.
Umowy pośrednictwa bez formy pisemnej lub bez pouczenia konsumenta. W sporze o prowizję to najczęstszy słaby punkt biura.
Zatrudnianie bez standardu. Każdy nowy agent uczony od zera, tych samych rzeczy, innymi słowami. Skalujesz wtedy chaos, a nie sprzedaż.
Improwizacja zamiast systemu pracy. Brak ustalonego rytmu dnia, skryptów rozmów i mierzenia aktywności sprawia, że wynik zależy od nastroju jednej osoby.

Ostatni błąd kosztuje najwięcej, bo nie widać go w żadnym dokumencie. My przez pierwsze miesiące też go popełnialiśmy. Z czasem rozpisaliśmy pracę agenta na etapy, od pierwszego telefonu do transakcji, i ten standard dostaje dziś każda nowa osoba w WRE. Spisałem go w ebooku „Samuraj Nieruchomości” – system pracy biura. To materiał dla właściciela, który chce mieć standard na papierze, zanim zatrudni pierwszego agenta.

Stan prawny: wrzesień 2026. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej w Twojej sprawie. Formę prawną, opodatkowanie, wzór umowy i procedury AML skonsultuj z księgową i prawnikiem.

Najczęstsze pytania

Czy do założenia biura nieruchomości potrzebna jest licencja?

Nie. Od 1 stycznia 2014 r. licencja pośrednika nie jest wymagana. Musisz za to mieć obowiązkowe OC pośrednika, spełniać wymóg niekaralności z art. 180a ustawy o gospodarce nieruchomościami i stosować przepisy AML.

Ile kosztuje założenie biura nieruchomości?

Rejestracja JDG w CEIDG jest bezpłatna. Stałe koszty na start to przede wszystkim OC pośrednika, księgowość, ZUS (z ulgami niższy przez pierwsze 30 miesięcy), CRM, przeglądarka ofert i ogłoszenia na portalach. Największą pozycją jest jednak czas do pierwszych prowizji, dlatego planuj budżet na kilka–kilkanaście miesięcy utrzymania, a nie tylko na formalności.

Jaki kod PKD wybrać dla biura nieruchomości?

Kod główny to 68.31.Z „Pośrednictwo w obrocie nieruchomościami” (PKD 2025). Doradztwo na zlecenie to 68.32.C, zarządzanie nieruchomościami klientów 68.32.B. Kod 68.32.A (wycena) dotyczy rzeczoznawców majątkowych.

Czy biuro nieruchomości musi stosować przepisy AML?

Tak. Pośrednik w obrocie nieruchomościami jest instytucją obowiązaną. Wyłączenie obejmuje tylko pośrednictwo w najmie lub dzierżawie z czynszem poniżej równowartości 10 000 euro miesięcznie. Ocenę ryzyka i procedurę wewnętrzną przygotuj przed pierwszą umową sprzedaży.

Własne biuro czy franczyza?

Franczyza daje markę, procedury i szkolenia, ale kosztuje opłatę wstępną i opłaty bieżące, a Ty działasz według cudzych reguł. Własne biuro daje pełną swobodę i cały zysk, ale system pracy musisz zbudować sam albo oprzeć na gotowym materiale. Jeśli nie pracowałeś wcześniej jako agent, zacznij od pracy w działającym biurze.

Jak założyć biuro nieruchomości w 2026 r. – 10 kroków od rejestracji do pierwszego zespołu