Jakie dokumenty do sprzedaży mieszkania? Lista 2026

Dokumenty do sprzedaży mieszkania – checklista w tabeli

Tabela rozdziela dokumenty wymagane przepisami od tych, o które zwykle prosi kupujący, jego bank albo notariusz. Ostateczną listę ustala notariusz, który sporządza akt.

Dokument	Kiedy potrzebny	Skąd	Koszt
Dowód osobisty lub paszport	zawsze	–	0 zł
Numer księgi wieczystej (notariusz sprawdza ją sam)	gdy lokal ma księgę	akt nabycia, EKW, mObywatel	0 zł
Odpis z księgi wieczystej	często wymaga go bank kupującego	ekw.ms.gov.pl	30 zł online (zwykły)
Dokument nabycia: akt notarialny, postanowienie o nabyciu spadku, akt poświadczenia dziedziczenia, przydział ze spółdzielni	zawsze	własne dokumenty, kopia z kancelarii lub sądu	wypis z kancelarii wg taksy
Świadectwo charakterystyki energetycznej	przy sprzedaży lokalu, domu, budynku (obowiązek ustawowy)	osoba uprawniona z centralnego rejestru	cena ustalana z wykonawcą
Zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie	spółdzielcze własnościowe prawo bez księgi	spółdzielnia	wg zasad spółdzielni
Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach	praktyka, prawie zawsze wymagane przez kupującego	wspólnota, zarządca lub spółdzielnia	wg zasad zarządcy
Zaświadczenie o osobach zameldowanych w lokalu	praktyka, często wymaga kupujący lub bank	urząd gminy lub miasta	17 zł opłaty skarbowej
Zaświadczenie z urzędu skarbowego (podatek od spadków i darowizn)	lokal ze spadku lub darowizny (z wyjątkami)	naczelnik urzędu skarbowego	17 zł opłaty skarbowej
Zaświadczenie banku o saldzie kredytu i zgoda na wykreślenie hipoteki	gdy w dziale IV jest hipoteka	bank sprzedającego	wg tabeli opłat banku
Zgoda małżonka lub jego udział w akcie	lokal we wspólności majątkowej	małżonek	–
Pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego	gdy właściciel nie przyjdzie do aktu	notariusz	wg taksy

Opłata skarbowa 17 zł to stawka za „pozostałe zaświadczenia” z ustawy o opłacie skarbowej. Opłaty za odpisy z księgi obowiązują od 31 marca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 410).

Mieszkanie z księgą wieczystą

To najprostszy wariant. Notariusz sprawdza księgę sam w systemie, więc odpis nie jest mu potrzebny do aktu. Bywa jednak potrzebny kupującemu, który bierze kredyt. Od 31 marca 2026 r. odpis zamówiony online i samodzielnie wydrukowany ma moc dokumentu wydawanego przez sąd, jeśli da się go zweryfikować z centralną bazą (Dz.U. 2026 poz. 119).

Zanim wystawisz ogłoszenie, przejrzyj księgę tak, jak zrobi to kupujący. Sprawdź, czy dział II pokazuje właściwych właścicieli i udziały, czy w dziale III nie ma zapomnianych wpisów, a w dziale IV hipoteki, o której zapomniałeś (np. po spłaconym kredycie, której bank nie wykreślił). Jak to zrobić krok po kroku, opisuję w poradniku jak sprawdzić księgę wieczystą i właściciela nieruchomości.

Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu bez księgi

Dla spółdzielczego własnościowego prawa księgę można założyć, ale nie trzeba. Gdy jej nie ma, podstawą jest zaświadczenie ze spółdzielni potwierdzające, komu przysługuje prawo do lokalu. Przed wizytą w spółdzielni zapytaj notariusza, jakie dane ma zawierać zaświadczenie, bo kancelarie i banki mają tu swoje wymagania.

Dokumentem nabycia może być przydział ze spółdzielni, umowa ustanowienia spółdzielczego własnościowego prawa, umowa przekształcenia prawa lokatorskiego we własnościowe, akt notarialny kupna lub darowizny albo postanowienie spadkowe.

Mieszkanie ze spadku lub darowizny

Przy lokalu odziedziczonym lub otrzymanym w darowiźnie potrzebujesz dokumentu nabycia: prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo aktu poświadczenia dziedziczenia, a przy darowiźnie aktu notarialnego. Jeśli spadkobierców jest kilku, a lokal nie został podzielony, sprzedają go wszyscy razem albo najpierw dzielą spadek.

Do tego dochodzi zaświadczenie z urzędu skarbowego. Zgodnie z art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn notariusz może sporządzić akt zbycia rzeczy nabytej w spadku lub darowiźnie tylko za pisemną zgodą naczelnika urzędu skarbowego albo po przedstawieniu zaświadczenia, że nabycie jest zwolnione od podatku, podatek zapłacono albo zobowiązanie się przedawniło. Wyjątki (ust. 7): nabycie nastąpiło na podstawie umowy w formie aktu notarialnego albo było zwolnione na podstawie art. 4a (najbliższa rodzina, która zgłosiła nabycie w terminie). W tym drugim przypadku przygotuj zgłoszenie SD-Z2 z potwierdzeniem złożenia, bo notariusz musi mieć podstawę, żeby uznać zwolnienie.

Sprzedaż przed upływem 5 lat oznacza też podatek dochodowy. Przy spadku 5 lat liczy się od końca roku, w którym nabył spadkodawca. Szczegóły w artykule o podatku od sprzedaży nieruchomości.

Mieszkanie z kredytem hipotecznym

Hipoteka nie blokuje sprzedaży, ale trzeba ją rozliczyć. Poproś bank o:

zaświadczenie o saldzie zadłużenia na dzień planowanej transakcji, z numerem rachunku do spłaty,
zgodę na wykreślenie hipoteki po spłacie (często w formie promesy albo zobowiązania banku do wydania takiej zgody).

Zwykle kupujący wpłaca część ceny bezpośrednio na rachunek kredytu, a resztę sprzedającemu. Wniosek o wykreślenie hipoteki kosztuje 100 zł (połowa opłaty 200 zł za wpis, art. 42 i 46 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych). Czas oczekiwania na dokumenty z banku zależy od banku, więc zamów je od razu po podpisaniu umowy przedwstępnej.

Małżonkowie, współwłaściciele i pełnomocnik

Wspólność majątkowa. Do zbycia nieruchomości lub lokalu z majątku wspólnego potrzebna jest zgoda drugiego małżonka (art. 37 § 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego). Zgoda musi mieć formę aktu notarialnego (art. 63 § 2 Kodeksu cywilnego), więc najprościej, gdy małżonek przychodzi do aktu.
Majątek osobisty lub rozdzielność. Jeśli mieszkanie należy tylko do Ciebie (np. kupione przed ślubem, odziedziczone) albo macie rozdzielność, przygotuj dokument, który to potwierdza: akt nabycia, umowę majątkową małżeńską lub wyrok.
Po rozwodzie. Przyda się prawomocny wyrok rozwodowy i postanowienie o podziale majątku (albo umowa podziału), jeśli lokal przypadł jednemu z byłych małżonków.
Współwłaściciele. Całą nieruchomość sprzedają wszyscy współwłaściciele. Każdy przychodzi do aktu albo udziela pełnomocnictwa.
Pełnomocnik. Pełnomocnictwo musi mieć formę czynności, której dotyczy (art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego). Do umowy sprzedaży potrzebne jest pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego. Do umowy przedwstępnej zawieranej w zwykłej formie pisemnej wystarczy pisemne.

Świadectwo charakterystyki energetycznej

Od 28 kwietnia 2023 r. sprzedający musi przekazać kupującemu świadectwo charakterystyki energetycznej przy akcie notarialnym sprzedaży lokalu, domu lub spółdzielczego własnościowego prawa (art. 11 ust. 1 pkt 1 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków). Najważniejsze zasady:

kupujący nie może zrzec się prawa do świadectwa (art. 11 ust. 4),
notariusz odnotowuje przekazanie w akcie, a jeśli świadectwa nie ma, poucza o karze grzywny (art. 11 ust. 6, art. 41),
świadectwo sporządza osoba wpisana do wykazu w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków,
świadectwo jest ważne 10 lat (art. 14), więc sprawdź, czy nie masz już aktualnego, np. od dewelopera.

Gdy świadectwo już istnieje, ogłoszenie o sprzedaży powinno podawać wskaźniki zapotrzebowania na energię i emisji CO2 z tego świadectwa (art. 13). Świadectwo zamów z wyprzedzeniem, najlepiej przed publikacją oferty. O tym, jak dobrze opisać mieszkanie w ogłoszeniu, piszę w tekście jak napisać skuteczny opis nieruchomości.

Sprzedaż domu: dokumenty wymagane i te, które warto mieć

Do samego aktu sprzedaży domu potrzebujesz tego samego co przy mieszkaniu: dowodu, numeru księgi, dokumentu nabycia, świadectwa charakterystyki energetycznej i, w zależności od sytuacji, zaświadczeń z US, banku i zgody małżonka.

Kupujący i jego bank zwykle proszą o więcej, bo chcą mieć pewność, że dom stoi legalnie:

pozwolenie na budowę albo zgłoszenie budowy,
zawiadomienie o zakończeniu budowy lub pozwolenie na użytkowanie,
dziennik budowy i projekt (przy nowszych domach),
wypis z rejestru gruntów i budynków oraz wyrys z mapy ewidencyjnej,
dokumenty przyłączy (umowy z dostawcami mediów).

Braki w tych dokumentach nie zawsze blokują akt, ale mogą zablokować kredyt kupującego albo obniżyć cenę. Zbierz je, zanim pokażesz dom pierwszemu kupującemu.

Sprzedaż działki: jakie dokumenty

Przy działce kluczowe jest to, co da się na niej zbudować. Poza dokumentami z tabeli przygotuj:

wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej ze starostwa lub urzędu miasta na prawach powiatu: wypis 40 zł elektronicznie lub 50 zł papierowo, wypis z wyrysem 140 lub 150 zł (tabela nr 11 załącznika do Prawa geodezyjnego i kartograficznego),
wypis i wyrys z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego albo z planu ogólnego gminy: opłata skarbowa za wypis 30 zł (do 5 stron) lub 50 zł, za wyrys 20 zł za każdą stronę A4, maksymalnie 200 zł,
decyzję o warunkach zabudowy, jeśli działka nie ma planu miejscowego i taka decyzja była wydana,
przy działce rolnej: zapytaj notariusza o ograniczenia w obrocie ziemią rolną, bo dotyczą one także sprzedającego.

Ile kosztuje notariusz przy sprzedaży mieszkania w 2026 roku

Maksymalne stawki taksy notarialnej określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1566). Dla wartości od 60 000 do 1 000 000 zł stawka bazowa to 1 010 zł + 0,4% od nadwyżki ponad 60 000 zł (§ 3). Przy umowie sprzedaży lokalu mieszkalnego, zbyciu spółdzielczego własnościowego prawa, sprzedaży działki budowlanej i przeniesieniu własności domu jednorodzinnego maksimum to połowa tej stawki (§ 6). Do taksy dolicza się 23% VAT i wypisy (maks. 6 zł netto za stronę, § 12).

Cena mieszkania	Taksa maks. netto	Z VAT 23%
400 000 zł	1 185 zł	1 457,55 zł
600 000 zł	1 585 zł	1 949,55 zł
800 000 zł	1 985 zł	2 441,55 zł

To stawki maksymalne, notariusz może policzyć mniej. Kto płaci taksę, ustalają strony, ale w praktyce zwykle pokrywa ją kupujący. Po stronie kupującego są też:

podatek od czynności cywilnoprawnych 2% od wartości rynkowej (art. 4 i art. 7 ustawy o PCC); zwolniony jest zakup pierwszego mieszkania lub domu przez osobę fizyczną, która wcześniej nie miała takiego prawa ani udziału w nim, poza udziałem do 50% odziedziczonym (art. 9 pkt 17),
opłata sądowa za wpis własności do księgi: 200 zł.

Podatek po stronie sprzedającego

Jeśli sprzedajesz przed upływem 5 lat, licząc od końca roku, w którym kupiłeś lub wybudowałeś nieruchomość, zapłacisz 19% podatku dochodowego od dochodu (art. 10 ust. 1 pkt 8 i art. 30e ustawy o PIT). Dochód możesz zwolnić, wydając pieniądze na własne cele mieszkaniowe. Jak to policzyć i rozliczyć, wyjaśniam w artykule o podatku od sprzedaży nieruchomości.

Jak przygotować się do aktu, żeby nic nie przesunęło terminu

Od razu po decyzji o sprzedaży: znajdź dokument nabycia, sprawdź księgę i zamów świadectwo energetyczne.
Po podpisaniu umowy przedwstępnej: zamów zaświadczenia z banku, spółdzielni lub od zarządcy oraz z urzędu skarbowego, jeśli dotyczy.
Kilka dni przed aktem: wyślij notariuszowi skany dokumentów i dane stron. Kancelarie przygotowują projekt aktu wcześniej i mogą poprosić o uzupełnienia.
W dniu aktu: zabierz dowód osobisty i oryginały dokumentów.

Zaświadczenia mają swój „termin przydatności” w oczach banków i kancelarii, dlatego nie zamawiaj ich za wcześnie. Terminy wydawania zależą od urzędu, banku czy spółdzielni. Sprzedajesz mieszkanie we Wrocławiu i wolisz, żeby ktoś poprowadził papiery i kontakt z notariuszem? Porozmawiaj z WRE Nieruchomości. Pojęcia z aktu i księgi (zadatek, hipoteka, służebność) znajdziesz w słowniku najważniejszych pojęć z nieruchomości.

Stan prawny: wrzesień 2026. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej w Twojej sprawie. Konkretny notariusz lub bank może żądać dodatkowych dokumentów. W sprawach spadkowych i podatkowych skonsultuj się z notariuszem lub doradcą podatkowym.

Najczęstsze pytania

Jakie dokumenty są potrzebne u notariusza przy sprzedaży mieszkania?

Dowód osobisty, numer księgi wieczystej lub zaświadczenie ze spółdzielni, dokument nabycia i świadectwo charakterystyki energetycznej. Zależnie od sytuacji także zaświadczenie z urzędu skarbowego (spadek, darowizna), dokumenty z banku (hipoteka) i zgoda małżonka. Zaświadczenia o braku zaległości i o zameldowaniu to praktyka, której oczekuje większość kupujących.

Jakie zaświadczenie z urzędu skarbowego jest potrzebne przy sprzedaży mieszkania?

Tylko przy mieszkaniu ze spadku lub darowizny: zaświadczenie, że podatek od spadków i darowizn zapłacono, nabycie jest zwolnione albo zobowiązanie się przedawniło. Nie jest potrzebne, gdy nabycie nastąpiło umową w formie aktu notarialnego albo było zwolnione jako nabycie w najbliższej rodzinie (art. 4a).

Czy przy sprzedaży mieszkania trzeba mieć świadectwo energetyczne?

Tak. Od 28 kwietnia 2023 r. sprzedający przekazuje świadectwo kupującemu przy akcie, a kupujący nie może się tego zrzec. Za nieprzekazanie świadectwa grozi grzywna.

Czy potrzebny jest odpis z księgi wieczystej?

Notariusz sprawdza księgę w systemie sam, więc do aktu wystarczy numer. Odpis przydaje się kupującemu, który bierze kredyt. Od 31 marca 2026 r. odpis zwykły online kosztuje 30 zł i po wydrukowaniu ma moc dokumentu sądowego.

Kto płaci notariusza przy sprzedaży mieszkania?

Przepisy nie przesądzają, kto płaci, więc decyduje umowa stron. W praktyce taksę, PCC i opłaty sądowe za wpis zwykle płaci kupujący, a sprzedający pokrywa koszty swoich dokumentów, np. świadectwa energetycznego i zaświadczeń.

Jakie dokumenty do sprzedaży mieszkania, domu i działki? Checklista 2026