Najem okazjonalny to umowa najmu mieszkania na czas oznaczony (maksymalnie 10 lat), którą może zawrzeć tylko właściciel będący osobą fizyczną, niewynajmujący lokali w ramach działalności gospodarczej. Najemca składa u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji (w 2026 r. taksa wynosi maks. 480,60 zł netto) i wskazuje lokal, do którego się wyprowadzi. Właściciel ma 14 dni na zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego. Bez tego zgłoszenia traci uproszczony tryb eksmisji.
Najem okazjonalny w pięciu liczbach
Zasady najmu okazjonalnego opisuje rozdział 2a ustawy o ochronie praw lokatorów (tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 725, art. 19a–19e). Najważniejsze liczby:
| Liczba | Co oznacza | Przepis |
|---|---|---|
| 10 lat | najdłuższy czas trwania umowy (zawsze na czas oznaczony) | art. 19a ust. 1 |
| 6× czynsz | maksymalna kaucja (przy zwykłym najmie 12×) | art. 19a ust. 4 |
| 14 dni | termin zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego, liczony od rozpoczęcia najmu | art. 19b ust. 1 |
| 21 dni | czas najemcy na wskazanie nowego lokalu, jeśli straci możliwość zamieszkania w poprzednim | art. 19a ust. 3 |
| 7 dni | minimalny termin na wyprowadzkę w żądaniu opróżnienia lokalu | art. 19d ust. 3 pkt 3 |
Kto może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego
Wynajmującym może być tylko osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa musi dotyczyć lokalu mieszkalnego i być zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat (art. 19a ust. 1).
Jeśli wynajmujesz mieszkania w ramach firmy (spółka, jednoosobowa działalność z wynajmem w przedmiocie), najem okazjonalny odpada. Dla ciebie ustawa przewiduje najem instytucjonalny (art. 19f i następne), porównany w tabeli niżej.
Najemca, zanim podpisze, powinien sprawdzić, czy rozmawia z prawdziwym właścicielem. Numer księgi wieczystej i to, co w niej sprawdzić, opisuję w poradniku jak sprawdzić, kto jest właścicielem mieszkania.
Najem okazjonalny, instytucjonalny i zwykły – porównanie
| Cecha | Najem zwykły | Najem okazjonalny | Najem instytucjonalny |
|---|---|---|---|
| Kto wynajmuje | każdy właściciel | osoba fizyczna bez działalności w zakresie najmu | firma lub osoba prowadząca działalność w zakresie najmu |
| Czas trwania | oznaczony lub nieoznaczony | tylko oznaczony, maks. 10 lat | tylko oznaczony |
| Oświadczenie najemcy u notariusza | nie | tak | tak |
| Wskazanie lokalu do wyprowadzki | nie | tak, ze zgodą jego właściciela | nie |
| Zgłoszenie do urzędu skarbowego | nie | tak, w 14 dni | nie |
| Maksymalna kaucja | 12× czynsz | 6× czynsz | 6× czynsz |
| Termin w żądaniu opróżnienia lokalu | – (zwykły proces o eksmisję) | min. 7 dni | min. 14 dni |
| Droga do opróżnienia lokalu | pozew i wyrok sądu | klauzula wykonalności do aktu notarialnego | klauzula wykonalności do aktu notarialnego |
| Forma umowy | pisemna zalecana (przy najmie ponad rok – art. 660 KC) | pisemna pod rygorem nieważności | pisemna pod rygorem nieważności |
Źródła: u.o.p.l. art. 6, 19a–19j; Kodeks cywilny art. 660.
Jeśli rozważasz zwykłą umowę, zapisy, kaucję i wypowiedzenie opisuję w artykule umowa najmu mieszkania – na co uważać.
Jak zawrzeć najem okazjonalny krok po kroku
1. Umowa na piśmie
Umowa najmu okazjonalnego i każda jej zmiana wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 19a ust. 6). Aneks „na słowo” albo w SMS-ie nie zmienia umowy. Z tego samego powodu podwyżkę czynszu wolno wprowadzić tylko na warunkach zapisanych w umowie (art. 19c ust. 2).
2. Oświadczenie najemcy u notariusza
Najemca składa oświadczenie w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela (art. 19a ust. 2 pkt 1). Chodzi o wyprowadzkę, a nie o pieniądze. Na zaległy czynsz ten akt nie wystarczy: pokrywa go kaucja, a ponad nią potrzebny jest zwykły tytuł wykonawczy.
3. Wskazanie lokalu i zgoda jego właściciela
Najemca wskazuje inny lokal, w którym zamieszka w razie egzekucji (art. 19a ust. 2 pkt 2). Do umowy dołącza się oświadczenie właściciela tego wskazanego lokalu (często rodzica lub krewnego najemcy), że zgadza się na zamieszkanie najemcy i osób, które z nim mieszkają (pkt 3). Na żądanie wynajmującego podpis pod tą zgodą musi być poświadczony notarialnie.
4. Świadectwo energetyczne i protokół przekazania
Przy zawarciu każdej umowy najmu, także okazjonalnego, właściciel przekazuje najemcy kopię lub wydruk świadectwa charakterystyki energetycznej. Najemca nie może się tego prawa zrzec, a za niewykonanie obowiązku grozi grzywna (ustawa o charakterystyce energetycznej budynków, art. 11 ust. 1 pkt 2 i ust. 4, art. 41). Więcej o samym dokumencie piszę przy dokumentach potrzebnych do sprzedaży mieszkania.
W dniu wydania kluczy podpiszcie protokół zdawczo-odbiorczy ze stanami liczników i zdjęciami. Ustawa go nie wymaga, ale bez niego trudno potem rozliczyć kaucję.
5. Zgłoszenie do urzędu skarbowego w 14 dni
Właściciel zgłasza zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla swojego miejsca zamieszkania, w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (art. 19b ust. 1). Ustawa nie przewiduje urzędowego formularza. Wystarczy pismo z danymi stron, adresem lokalu, datą zawarcia umowy i datą rozpoczęcia najmu.
Pismo możesz złożyć w urzędzie (poproś o pieczątkę wpływu na swojej kopii), wysłać listem poleconym albo złożyć jako pismo ogólne w e-Urzędzie Skarbowym. Potwierdzenie zachowaj: na żądanie najemcy musisz je pokazać (art. 19b ust. 2), a przy eksmisji dołączasz je do wniosku do sądu.
Co grozi za niezgłoszenie umowy do urzędu skarbowego
Jeśli właściciel nie zgłosi umowy w 14 dni, nie stosuje się przepisów o żądaniu opróżnienia lokalu i klauzuli wykonalności (art. 19b ust. 3). Do tego ochrona z art. 19e, czyli wyłączenie większości przepisów ustawy chroniących lokatora, działa tylko pod warunkiem zgłoszenia.
W praktyce zostajesz z umową, za którą najemca zapłacił notariuszowi, ale bez szybkiej drogi do odzyskania mieszkania. Akt notarialny istnieje, tylko nie da się go użyć w trybie z art. 19d. Zgłoszenie jest więc tak samo ważne jak wizyta u notariusza.
Ile kosztuje najem okazjonalny w 2026 roku
Wynagrodzenie notariusza za oświadczenie o poddaniu się egzekucji to nie więcej niż 1/10 minimalnego wynagrodzenia (art. 19a ust. 7). W 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł (rozporządzenie RM, Dz.U. 2025 poz. 1242), więc limit to 480,60 zł netto. Notariusz dolicza 23% VAT.
| Pozycja | Maksymalna stawka netto (2026) | Podstawa |
|---|---|---|
| Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji | 480,60 zł | art. 19a ust. 7 u.o.p.l. |
| Wypis aktu notarialnego | 6 zł za każdą rozpoczętą stronę | § 12 taksy notarialnej |
| Poświadczenie podpisu właściciela wskazanego lokalu (jeśli wynajmujący tego żąda) | 20 zł | § 13 pkt 1 lit. b taksy |
| Zgłoszenie do urzędu skarbowego | bez opłaty | – |
Stawki wypisów i poświadczeń pochodzą z rozporządzenia w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1566). To stawki maksymalne, notariusz może policzyć mniej.
Od 1 stycznia 2027 r. minimalne wynagrodzenie wyniesie 4950 zł (Dz.U. 2026 poz. 1213), więc limit za oświadczenie wzrośnie do 495 zł netto.
Kto płaci? Ustawa tego nie rozstrzyga. Oświadczenie składa najemca, więc zwykle to on płaci notariuszowi, ale strony mogą ustalić inaczej i warto zapisać to w umowie.
Kaucja w najmie okazjonalnym
Kaucja może wynieść najwyżej sześciokrotność miesięcznego czynszu z dnia zawarcia umowy (art. 19a ust. 4). Zabezpiecza należności z najmu oraz ewentualne koszty egzekucji opróżnienia lokalu. Właściciel zwraca ją w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu tych należności (art. 19a ust. 5).
Oprócz czynszu właściciel pobiera tylko opłaty niezależne od siebie (media, wywóz śmieci), chyba że umowa stanowi inaczej (art. 19c ust. 1). Jeśli chcesz rozliczać także zaliczki na fundusz remontowy czy czynsz administracyjny, zapisz to wprost.
Jakie elementy musi mieć umowa najmu okazjonalnego
Nie publikuję gotowego wzoru, bo umowę trzeba dopasować do konkretnego mieszkania i stron, a błąd w załącznikach potrafi przekreślić cały tryb. Poniżej lista, z którą sprawdzisz projekt od notariusza, prawnika albo biura.
| Element | Obowiązkowy czy zalecany | Po co |
|---|---|---|
| Oznaczenie stron (dane, PESEL, adresy do doręczeń) | obowiązkowy | identyfikacja stron, doręczenie żądania opróżnienia |
| Oświadczenie, że właściciel jest osobą fizyczną bez działalności w zakresie najmu | zalecany | potwierdza warunek z art. 19a ust. 1 |
| Adres i opis lokalu, numer księgi wieczystej | obowiązkowy | przedmiot najmu |
| Czas oznaczony z datą początku i końca (maks. 10 lat) | obowiązkowy | warunek najmu okazjonalnego |
| Czynsz, termin i sposób płatności | obowiązkowy | istota najmu (art. 659 KC) |
| Opłaty poza czynszem, jeśli mają być inne niż niezależne od właściciela | zalecany | bez zapisu pobierasz tylko opłaty niezależne (art. 19c) |
| Zasady podwyżki czynszu | zalecany | podwyżka możliwa tylko wg umowy (art. 19c ust. 2) |
| Kaucja: kwota (maks. 6×), termin wpłaty, zasady zwrotu | zalecany | zabezpieczenie należności i kosztów egzekucji |
| Przypadki wypowiedzenia przed terminem | zalecany | bez nich umowy na czas oznaczony nie wypowiesz (art. 673 § 3 KC) |
| Liczba i dane osób zamieszkujących z najemcą | zalecany | te osoby obejmuje zgoda właściciela wskazanego lokalu |
| Załącznik: akt notarialny z oświadczeniem najemcy | obowiązkowy | art. 19a ust. 2 pkt 1 |
| Załącznik: wskazanie lokalu przez najemcę | obowiązkowy | art. 19a ust. 2 pkt 2 |
| Załącznik: zgoda właściciela wskazanego lokalu | obowiązkowy | art. 19a ust. 2 pkt 3 |
| Protokół zdawczo-odbiorczy z licznikami i wyposażeniem | zalecany | podstawa rozliczenia kaucji |
| Potwierdzenie przekazania świadectwa energetycznego | zalecany | dowód wykonania obowiązku z art. 11 ustawy o charakterystyce energetycznej |
Pojęcia takie jak kaucja, księga wieczysta czy tytuł wykonawczy znajdziesz w słowniku pojęć nieruchomościowych.
Jak zakończyć najem okazjonalny
Umowa wygasa z upływem czasu, na który ją zawarto, albo rozwiązuje się po upływie okresu wypowiedzenia (art. 19d ust. 1). Strony mogą ją też rozwiązać za porozumieniem na zasadach ogólnych.
Wypowiedzenie przed terminem jest możliwe w trzech sytuacjach:
- w przypadkach wpisanych do umowy (art. 673 § 3 KC),
- gdy najemca w ciągu 21 dni nie wskaże nowego lokalu po utracie poprzedniego: właściciel może wtedy wypowiedzieć umowę na piśmie z co najmniej 7-dniowym okresem wypowiedzenia (art. 19d ust. 5),
- z przyczyn z art. 11 ust. 2 pkt 1–3 u.o.p.l., które art. 19e każe stosować także do najmu okazjonalnego: rażące naruszanie umowy mimo pisemnego upomnienia, zaległość za co najmniej trzy pełne okresy płatności mimo pisemnego uprzedzenia i dodatkowego miesięcznego terminu, podnajem bez pisemnej zgody.
Eksmisja z najmu okazjonalnego krok po kroku
Jeśli po zakończeniu umowy najemca nie wyprowadza się dobrowolnie, procedura z art. 19d wygląda tak:
- Żądanie opróżnienia lokalu. Piszesz je i podpisujesz, a podpis musi być urzędowo poświadczony (np. u notariusza). Żądanie zawiera oznaczenie stron, wskazanie umowy i przyczyny jej ustania oraz termin wyprowadzki nie krótszy niż 7 dni od doręczenia (art. 19d ust. 2–3).
- Doręczenie. Wysyłasz żądanie najemcy i zachowujesz dowód doręczenia albo nadania listem poleconym.
- Wniosek o klauzulę wykonalności. Po bezskutecznym upływie terminu składasz do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu z oświadczeniem najemcy. Dołączasz żądanie z dowodem doręczenia, dokument potwierdzający twój tytuł prawny do lokalu i potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego (art. 19d ust. 4). Opłata stała od wniosku to 50 zł (ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, art. 71 pkt 1).
- Komornik. Z aktem opatrzonym klauzulą (tytułem wykonawczym) składasz wniosek o egzekucję opróżnienia lokalu. Najemca wyprowadza się do lokalu, który wskazał w załączniku.
Różnica w stosunku do zwykłego najmu: nie ma procesu o eksmisję. Sąd nie ocenia sporu od nowa, tylko sprawdza dokumenty. Dlatego kompletne załączniki i potwierdzenie z urzędu skarbowego są tu wszystkim.
Najczęstsze błędy, przez które najem okazjonalny nie działa
- Brak zgłoszenia do urzędu skarbowego w 14 dni albo brak dowodu, że je złożono.
- Zgoda na zamieszkanie podpisana przez niewłaściwą osobę, np. przez najemcę zamiast właściciela wskazanego lokalu.
- Zmiany umowy ustnie lub mailem zamiast aneksu na piśmie.
- Wskazany lokal przestaje być dostępny, a nikt nie pilnuje, czy najemca w 21 dni wskazał nowy.
- Umowa bez przypadków wypowiedzenia, więc żadna strona nie wyjdzie z niej wcześniej, poza sytuacjami z ustawy.
- Brak protokołu przy wydaniu lokalu, co utrudnia rozliczenie kaucji.
Wady najmu okazjonalnego
Najem okazjonalny wymaga więcej formalności niż zwykła umowa: wizyty u notariusza, znalezienia osoby, która zgodzi się przyjąć najemcę, i pilnowania terminu w urzędzie skarbowym. Część najemców rezygnuje na tym etapie, zwłaszcza osoby z innego miasta, które nie mają kogo poprosić o wskazanie lokalu.
Druga wada: akt notarialny chroni przed zasiedzeniem mieszkania, ale nie przed zaległościami. Pieniądze odzyskujesz z kaucji albo w zwykłym postępowaniu sądowym. Najem okazjonalny nie zastąpi więc sprawdzenia najemcy przed podpisaniem umowy.
Przychód z najmu, także okazjonalnego, osoba bez działalności rozlicza ryczałtem: 8,5% do 100 000 zł przychodu w roku i 12,5% od nadwyżki (ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym, art. 6 ust. 1a i art. 12 ust. 1 pkt 4). Jeśli kiedyś sprzedasz wynajmowane mieszkanie, sprawdź też zasady podatku od sprzedaży nieruchomości.
Jeśli wynajmujesz mieszkanie we Wrocławiu i wolisz, żeby formalności poprowadził ktoś, kto robi to na co dzień, napisz do WRE Nieruchomości.
Stan prawny: wrzesień 2026. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej/podatkowej w Twojej sprawie.
Najczęstsze pytania
Czy przy najmie okazjonalnym trzeba iść do notariusza?
Tak, najemca musi złożyć oświadczenie o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. Sama umowa najmu nie musi być notarialna, wystarczy forma pisemna. Właściciel wskazanego lokalu idzie do notariusza tylko wtedy, gdy wynajmujący zażąda poświadczenia jego podpisu.
Ile kosztuje najem okazjonalny u notariusza w 2026 roku?
Za oświadczenie najemcy notariusz może pobrać maksymalnie 480,60 zł netto, czyli 591,14 zł z 23% VAT. Do tego dochodzą wypisy (maks. 6 zł netto za stronę) i ewentualnie poświadczenie podpisu (maks. 20 zł netto).
Co się stanie, jeśli nie zgłoszę umowy do urzędu skarbowego?
Nie skorzystasz z żądania opróżnienia lokalu i klauzuli wykonalności z art. 19d, a lokator zachowuje ochronę z ustawy (art. 19b ust. 3, art. 19e). Umowa nadal obowiązuje, ale eksmisja wymaga zwykłego procesu.
Czy można wypowiedzieć umowę najmu okazjonalnego przed terminem?
Tak, jeśli umowa przewiduje przypadki wypowiedzenia, a właściciel dodatkowo w sytuacjach z art. 11 ust. 2 pkt 1–3 u.o.p.l. i gdy najemca nie wskaże nowego lokalu w 21 dni. Bez takich zapisów najemca co do zasady nie wypowie jej wcześniej, ale strony zawsze mogą rozwiązać umowę za porozumieniem.
Czy firma może zawrzeć najem okazjonalny?
Nie. Najem okazjonalny jest tylko dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności w zakresie wynajmowania lokali. Firma może zawrzeć najem instytucjonalny, który również opiera się na oświadczeniu najemcy u notariusza, ale nie wymaga wskazania innego lokalu ani zgłoszenia do urzędu skarbowego.