Bezpieczna umowa najmu – jak przeprowadzić

W poniższym artykule dowiesz się jak prawidłowo przygotować się do umowy najmu mieszkania. Poznasz strony transakcji oraz ich podstawowe obowiązki dzięki, którym późniejszy najem będzie bezpieczny.

Zanim ustalisz warunki umowy najmu

Poniższe informacje są wyłącznie wskazówkami. Każda umowa najmu różni się od siebie zapisami oraz warunkami ustalonymi przez  strony.

Sprawdź kto jest właścicielem nieruchomości

Na etapie poszukiwania nieruchomości ( jak już znajdziemy dla siebie albo dla klientów interesującą ich nieruchomość )  najważniejsze jest ustalenie czy mamy bezpośredni kontakt z właścicielem nieruchomości. Dowiedz się czy rozmawiasz z:

-> właścicielem,

-> pełnomocnikiem właściciela,

-> członkiem rodziny, znajomym

-> albo pracownikiem właściciela mieszkania.

Przede wszystkim oszczędzisz czas przy samym procesie weryfikacji stanu prawnego nieruchomości. Zadając pytania dowiesz się z kim masz do czynienia.

Jeśli osoba, z którą rozmawiasz nie potrafi odpowiedzieć na Twoje pytania, poproś ją o:

-> podanie numeru Księgi Wieczystej nieruchomości

-> poproś do wglądu podstawę nabycia nieruchomości jeśli nie ma księgi wieczystej

-> jeśli osoba pokazująca mieszkanie nie ma przy sobie aktu notarialnego, poproś o zdjęcie bądź skan pierwszych stron podstawy nabycia, żebyś mógł/a zweryfikować kto jest właścicielem oraz jaki jest adres nieruchomości w akcie które oglądasz.

Jeśli właściciel nie chce pokazać dokumentu stanowiącego podstawę nabycia nieruchomości wytłumacz jemu, że jesteś zainteresowany wynajmem i zależy Tobie na sprawdzeniu czy masz przyjemność rozmawiać z właścicielem.

Nie ma potrzeby, żeby na tym etapie oburzać się i rezygnować z dalszych rozmów dotyczących najmu mieszkania. Niekiedy właściciele bywają nieufni oraz mają złe doświadczenia czy też przeczytali na forum, żeby nie udostępniać swoich danych osobowych.

Osoby poważnie zainteresowane najmem mają przecież podstawę do tego, żeby prosić o możliwość sprawdzenia stanu prawnego nieruchomości.

Jeśli zdarzy się sytuacja, w której właściciel nie chce okazać dokumentów ( skan aktu albo numer księgi wieczystej ) wytłumacz jemu jakie Ty masz doświadczenia.

Czasami najem nieruchomości jest na celowniku osób wyłudzających pieniądze.

Przykład z doświadczenia klientów: 

Wyobraź sobie sytuacje, w której jest to Twój pierwszy Najem jako Najemca ( osoba, która korzysta z czyjegoś mieszkania w ramach umowy najmu ). Podpisujesz umowę najmu na rok czasu. Płacisz podwójną kaucję, ponieważ to był jestem z warunków wynajmu mieszkania, dzięki czemu  na przykład zyskałeś nową szafę i dodatkowe łóżko ( na Twoją prośbę ).

Przeprowadziłeś się do nowego miasta wraz z rodziną ponieważ jesteś na kontrakcie z pracy. Przewiozłeś swoje meble wraz z telewizorem i odzieżą. Mieszkasz już drugi miesiąc i płacisz przelewem na konto Wynajmującego.

Odcinają Tobie prąd. Nie ma  kontaktu z właścicielem.

Po dwóch tygodniach pojawia się osoba, która twierdzi, że jest właścicielem nieruchomości i wzywa policję. Okazuje się, że mieszkanie wynajął oszust podający się za Właściciela – nie sprawdziłeś czy osoba, z którą podpisałeś umowę jest właścicielem.

Jesteś zmuszony opróżnić lokal ponieważ właściciel był na wakacjach i na co dzień mieszka w tej nieruchomości.

Kaucja przepada – wszczynane jest postępowanie, odwiedzasz komisariat, składasz zeznania na Policji. Tracisz czas na poszukiwanie winnego. Dodatkowo poświęcasz czas na znalezienie kolejnego mieszkania. Musisz przygotować środki na kolejną kaucję. Oraz czeka Ciebie jeszcze jedna przeprowadzka. Nie wspominając oczywiście o toczącym się postępowaniu.

Powyżej opisałem sytuację w bardziej ekstremalnym wydaniu, która oczywiście ma swoje odzwierciedlenie w praktyce.

Czy rzeczywiście opłaca się  nie sprawdzić kto jest właścicielem wynajmowanej nieruchomości ?

Sprawdzamy kto jest właścicielem nieruchomości

Mamy dwie możliwości sprawdzenia kto jest właścicielem  nieruchomości.

1. Prosimy o okazanie do wglądu aktu notarialnego, w którym potwierdzimy prawo do nieruchomości jeżeli nieruchomość nie ma założonej księgi wieczystej.

2. Prosimy o numer księgi wieczystej i sprawdzamy stan prawy księgi ( weryfikujemy czy mamy bezpośredni kontakt z właścicielem nieruchomości ).

I sprawdzamy księgę wieczystą nieruchomości.

Ustalanie warunków umowy najmu

Po wybraniu odpowiedniego mieszkania do wynajęcia pozostaje jeszcze kwestia ustalenia istotnych warunków umowy najmu.

Poniżej omówiłem zagadnienia, które w mojej praktyce okazały się istotnym elementem  negocjacji przy każdej umowie.

Odpowiednio ustalone zasady najmu oszczędzały  Wynajmującym i Najemcom czas i pieniądze.

Zapoznaj się z poniższymi kwestiami.

Czas trwania umowy

Jest to jeden z bardziej istotnych czynników, który musi być prawidłowo określony. W teorii mamy możliwość podpisać umowę na:

• czas nieoznaczony z okresem wypowiedzenia
• oraz czas oznaczony bez okresu wypowiedzenia

Spotkałem się również z przypadkami gdzie strony podpisywały umowę na czas zamknięty z miesięcznym okresem wypowiedzenia.

Powyższe zapisy w umowach najmu wprowadzają sporo zamieszkania, ponieważ jedno ustalenie znosi drugie ustalenie.

Umowa na czas nieoznaczony

Ta forma umowy jest niekorzystna dla Właściciela nieruchomości. Trudno jest przewidzieć czas trwania umowy. Szczególnie niekorzystne są umowy z miesięcznym i dwumiesięcznym okresem wypowiedzenia.

Właściciel praktycznie nie ma możliwości zerwania umowy zawartej na czas nieoznaczony. Okres wypowiedzenia przysługuje jedynie najemcy.

Umowa na czas oznaczony

Jest to umowa zawierana zazwyczaj na pół roku albo rok czasu. Umowa zamknięta  jest najlepszym rozwiązaniem dla Najemcy i Wynajmującego, ponieważ jest gwarancją dostępności mieszkania. Każda ze stron przed podpisaniem umowy powinna dokładnie określić i zaplanować na jaki czas chce wynająć nieruchomość.

Sposób rozliczania za najem

Kwestie rozliczeń bywają emocjonujące, ponieważ w grę wchodzą pieniądze. Zauważyłem, że właściciele do kwestii rozliczeń podchodzą niekiedy zbyt emocjonalnie i opierają się na pierwszej ocenie potencjalnego Najemcy przez pryzmat emocji.

Jeśli Najemca jest odbierany pozytywnie już przy pierwszym spotkaniu na nieruchomości, Właściciele przy wynajmie są skłonni iść na ustępstwa takie jak:

• nieprzestrzeganie terminów płatności za czynsz najmu
• doposażenie nieruchomości we własnym zakresie w na prośbę  Najemcy

Płatności za najem gotówką

Rozliczenia w formie gotówkowej są mniej wygodne, ponieważ wymagają wizyt Właściciela w nieruchomości co bywa czasochłonne.

Gotówkowa forma rozliczeń tworzy możliwość systematycznego weryfikowania stanu mieszkania. Rutynowe kontrole nie są przyjemne, natomiast dają Właścicielowi pewien obraz Najemcy, który podpisał umowę na dłuższy okres (  np. rok czasu ).

Płatności przelewem za najem

Rozliczanie przelewem jest wygodne dla Najemy oraz Wynajmującego. Nie ma konieczności systematycznego spotykania się w nieruchomości. Nie ma również potrzeby wybierania pieniędzy z bankomatu co również zabiera czas.

Płatność z góry

Płatności za czynsz najmu oraz opłaty eksploatacyjne powinny być regulowane z góry na początku każdego miesiąca kalendarzowego. Wynajmujący z Najemcą powinni ustalić do kiedy ma wpłynąć płatność za czynsz najmu oraz zaliczka na opłaty.

Płatność na koniec miesiąca

Takie terminy płatności nie powinny mieć miejsca przy wynajmie mieszkania. Użyczając nieruchomość  płatność powinna być rozliczona na początku każdego miesiąca. Tak jak w hotelarstwie. Żeby skorzystać z noclegu podajesz swoją kartę kredytową, która stanowi zabezpieczenie.

Wysokość kaucji zabezpieczającej

Podstawowym elementem każdego najmu jest zabezpieczenie pieniężne, które poprawia płynność Właściciela oraz zabezpiecza sytuację, w której Najemca jest nieterminowym płatnikiem.

Każda umowa najmu powinna uwzględniać płatność za Kaucję. Standardowo Kaucja powinna wynosić przynajmniej wysokość jednomiesięcznego czynszu. W przypadkach, gdzie nieruchomość jest wykończona z wysokiej klasy materiałów oraz meble są bardzo drogie, może pojawić się konieczność wprowadzenia podwójnej albo potrójnej Kaucji zabezpieczającej.

Ważne!

Kaucja musi być wpłacona najpóźniej w dniu podpisania umowy najmu gotówką oraz przelew powinien być wpłacony  najpóźniej dzień przed przekazaniem nieruchomości.

Sytuacja, w której przekazana jest nieruchomość Najemcy, a kaucja oraz rozliczenie za pierwszy miesiąc najmu jest nieuregulowane może przysporzyć Wynajmującemu niepotrzebne problemy.

Przykład do omówienia:

Właściciel udostępnia mieszkanie Najemcy. Wynajmujący nie otrzymał jeszcze Kaucji oraz płatności za czynsz najmu. Dzwoni do Najemcy i wysyła wezwania do zapłaty.

Pomimo wezwań i upomnień Najemca wciąż zajmuje nieruchomość. Powstaje problem, którego rozwiązanie nie jest proste i szybkie.

Czynsz najmu dla właściciela

Wynagrodzenie dla Wynajmującego nie powinno mieć wpływu na zużycie mediów przez Najemców. To znaczy, że opłaty za rachunki powinny być rozliczane osobno.

Właściciel powinien oszacować zużycie mediów na podstawie zaliczek od dostawców. W umowie powinien pojawić się zapis, że koszty eksploatacyjne są rozliczane na podstawie zużycia. Wynajmujący  powinien pobierać zaliczki na koszty eksploatacyjne z góry.

Opłaty za koszty eksploatacyjne

Poproś o ostatnie rachunki za media ( woda, gaz, prąd, ogrzewanie, czynsz dla administracji ) właściciela.  Dopytaj się ile osób mieszkało w nieruchomości. Dzięki temu Poznasz średnie zużycie w tym mieszkaniu.

Pozostałe ustalenia między stronami

Omówienie pozostałych kwestii przed podpisaniem umowy oszczędzi czas przy samym podpisaniu umowy. Dodatkowo mamy dokładnie określone zasady współpracy Wynajmującego z Najemcą.

Data wydania lokalu

Data przekazania lokalu powinna być potwierdzona protokołem zdawczo-odbiorczym.

Czasami data podpisania umowy różni się od daty przekazania.

Pamiętaj, że przekazanie powinno się odbyć dopiero  jak otrzymasz depozyt zabezpieczający oraz płatność za czynsz najmu i opłaty eksploatacyjne z góry.

Wyposażenie mieszkania

 Najlepszą praktyką którą polecam tobie zastosować przy doposażeniu mieszkania jest spisanie wszystkich przedmiotów które mają zostać do kupione oraz określenie ich dokładnego miejsca.

Najlepszą praktyką, którą polecam Tobie zastosować przy doposażeniu mieszkania jest:

• spisanie wszystkich przedmiotów które mają zostać do kupione w formie mailowej do potwierdzenia przez wszystkie strony. Wiem z doświadczenia, że czas poświęcony na poprawianie umowy najmu oraz dopisywanie informacji, które można było ustalić wcześniej  możesz przeznaczyć na kontakt z innymi klientami.
• Dlatego tak ważne jest mailowe potwierdzenie ustaleń. Szybciej wspólnie sprawdzicie czy wszystkie punkty zostały uwzględnione oraz poprawienie ich zajmie mniej czasu.

Przeglądy stanu mieszkania

 Warto jest również uwzględnić zapis w umowie o możliwości przeglądania stanu mieszkania przez Wynajmującego z wyprzedzeniem. Właściciel zyska dodatkową kontrolę nad wynajmem mieszkania, a najemca będzie bardziej zobowiązany do tego żeby dbać o nieruchomość.

Oczywiście nie każdy Najemca zgadza się na podobny zapis. Jest to czynnik negocjacyjny, który powinien być ustalony przez obie strony.

Usuwanie usterek

Ustal z właścicielem w jaki sposób będą usuwane usterki.  Czy Najemca ma się kontaktować bezpośrednio z właścicielem czy właściciel wskaże w umowie osobę i poda jej numer. Doprecyzowanie działania w sytuacjach awaryjnych zazwyczaj oszczędza czas i pieniądze obu stron.

Ubezpieczenie mieszkania

Pamiętaj o tym żeby ubezpieczyć swoją nieruchomość od zdarzeń, które mogą powstać w trakcie trwania umowy najmu. Zaproponuj również najemcy ubezpieczenie OC od najmu.  Dodatkowe ubezpieczenie ułatwi uzyskanie kwoty,  która pokryje szkody powstałe w wyniku np. pożaru zalania kradzieży zniszczenia przedmiotów znajdujących się w nieruchomości.

Z doświadczenia wiem, że każdy kto przeszedł przez większą awarię jest ubezpieczony :).

Unikaj takich sytuacji

1. Przede wszystkim unikaj sytuacji, w której mieszkanie jest wynajęte bez kaucji. Takie podejście tworzy naciągaczom łatwy sposób na zarobienie dodatkowych pieniędzy.
2. Określ liczbę osób wskazanych przez najemcę, które mogą  korzystać z nieruchomości. Dzięki temu, nieruchomość nie zamieni się w hotel dla wszystkich.
3. Nie zgadzaj się na odroczenie płatności za kaucję oraz za pierwszy czynsz najmu. Jeśli posiadasz doświadczenie przy współpracy z Najemcą i możesz za niego poręczyć, wtedy możesz się zgodzić na własne ryzyko ;).

Podpisanie umowy najmu

Odpowiednie przygotowanie do podpisania umowy przede wszystkim oszczędzi Twój czas. Zadbaj o poniższe wytyczne, a przeprowadzenie umowy Najmu będzie przyjemne :).

Przygotuj dodatkowe egzemplarze

Dodatkowe wersje gotowej umowy zawsze się przydadzą. W szczególności jeśli podpisanie umowy najmu odbędzie się w miejscu bez dostępu do drukarki. Często takim miejscem jest wynajmowane mieszkanie, w którym nie ma drukarki.

W dodatkowych umowach zostaw puste miejsce tam, gdzie ustalenia nie były potwierdzone przez obie strony.  Oszczędzisz wtedy czas na parafowaniu i kreśleniu umowy.

Przeczytaj uważnie umowę najmu

Jest to szczególnie istotne jeśli umowa jest przygotowana przez inną osobę ( pośrednika, najemcę albo właściciela ). Wersja, którą ostatnio akceptowałeś może różnić się od umowy wydrukowanej do podpisania.

Jeśli pojawią się błędy

Jeśli ostateczna wersja wymaga poprawki, a nie masz dostępu do drukarki  możesz poprawić poszczególne zapisy.

Istotne jest, żeby obie strony najmu ( wynajmujący i najemca )  zaparafowały poprawiony zapis.

Przekazanie mieszkania

Na tym etapie Najemca może się wprowadzić do nieruchomości, ponieważ wpłacił Kaucję oraz czynsz najmu.

Żeby sprawnie przeprowadzić przekazanie mieszkania:

-> przygotuj trzy egzemplarze protokołu zdawczo-odbiorczego

-> dowiedz się wcześniej gdzie znajdują się liczniki wody, gazu, prądu

-> upewnij się, że Właściciel ma przygotowane umówioną ilość kompletów kluczy

Protokół zdawczo-odbiorczy

W protokole znajdziesz informacje o:

-> dokładnym adresie nieruchomości

-> dacie przekazania nieruchomości

-> numerach oraz stanach liczników

-> informacje o ilości przekazanych kluczy dla Najemcy

oraz miejsce na dodatkowe uwagi ( dotyczące stanu przekazywanego mieszkania ).

Zdjęcia stanu mieszkania

Sporządzenie dokumentacji zdjęciowej w dniu przekazania może okazać się istotne i przydatne jeśli powstaną między stronami spory dotyczące stanu mieszkania. Zrób zdjęcia wszystkich istotnych elementów nieruchomości, które są uszkodzone i porysowane ( podłoga, zabudowa kuchni, meble ).  Możesz zrobić również zdjęcie aktualnego stanu wyposażenia nieruchomości w dniu przekazania.

Zdjęcia liczników

Zdjęcia liczników, które są spisywane w dniu przekazania nieruchomości są idealnym załącznikiem do protokołu. Taki zabieg zwiększa zaufanie obu stron transakcji.

Dobre praktyki czyli doświadczenie

Zależnie od tego czy jesteś właścicielem nieruchomości czy jesteś agentem, który świadczy usługę pośrednictwa w obrocie nieruchomościami doświadczenie jest kluczem do szybkich i przyjemnych transakcji najmu.

Jeśli jesteś właścicielem mieszkania

 Jeśli jesteś właścicielem mieszkania to znaczy, że zainwestowałeś w nieruchomość która kosztuje kilkaset tysięcy złotych.  Inwestycja w nieruchomości jest lokatą kapitału oraz jest źródłem pasywnego przychodu dla Ciebie jako właściciela nieruchomości.

 W zależności od tego jaką masz nieruchomość tzn. ile ma pokoi, jaki ma metraż, w jakiej lokalizacji się znajduje oraz jak jest wyposażona możesz oczekiwać że Twoją nieruchomością zainteresuje się określona grupa klientów.

Określ Idealny Profil Najemcy

Zadaj sobie pytanie jaki najemca będzie idealnym klientem na Twoje mieszkanie.

Jak Twoim zdaniem powinien wyglądać wynajem mieszkania.

Powyższe pytania są o tyle istotne, ponieważ wynajem nieruchomości odbywa się w perspektywie rocznej to znaczy, że wchodzisz współpracę z klientem na dłuższy okres czasu. Dlatego przygotowanie do najmu jest istotne.

Bardziej pewny i rzetelny najemca = mniej problemów + nieruchomość oddana do użytku w lepszym stanie + więcej czasu

Przykład idealnego Najemcy dla mieszkania 3 pokojowego zlokalizowanego przy Uniwersytecie:

Mieszkanie zlokalizowane w bezpośrednim sąsiedztwie wyższej uczelni.  Mieszkanie jest dobrze skomunikowane z centrum. Nieruchomość podzielona jest na trzy osobne pokoje. Każdy pokój  Wyposażony jest  w łóżko, biurko oraz szafę. Mieszkanie posiada osobną kuchnię oraz łazienkę.

Jaki najemca będzie idealnym klientem na to mieszkanie ?

Przede wszystkim taki klient, który będzie płacić w terminie i zależy jemu na wynajęciu w tej konkretnej lokalizacji. Dzięki temu mamy możliwość uzyskać dodatkowe środki w skali całego roku.

Jak powinien wyglądać proces wynajmu tego mieszkania?

Z racji swojej lokalizacji mieszkanie powinno być wynajmowane na pokoje dla studentów. Mamy możliwość uzyskania lepszej płynności dzięki 3 osobnym pokojom.

Przelicz wszystkie koszty Najmu

Przelicz wszystkie koszty, które musisz ponieść  w skali roku, dzięki temu dowiedz się jaka będzie stopa zwrotu z Twojej inwestycji.

Uwzględnij:

-> koszt ubezpieczenia nieruchomości

-> koszty podatków od gruntu i nieruchomości

-> co roczne koszty odświeżenia nieruchomości po poprzednich najemcach ( jeśli nie doprecyzujesz kwestii stanu mieszkania, które ma być oddane po okresie najmu )

-> fundusz jaki będzie potrzeby ma remont mieszkania po kilku latach ( uwzględnij w kalkulacji rocznej koszt wymiany sprzętu kuchennego / koszt wymiany mebli, który poniesiesz za kilka lat po zużyciu )

-> podatek od przychodu z najmu

-> koszt przestoju jednego miesiąca ( jeśli nie zadbasz o płynność najmu )

-> prowizję dla agencji nieruchomości jeśli skorzystasz z pomocy takiej firmy

Jeśli jesteś agentem nieruchomości

-> Przede wszystkim działaj w określonej specjalizacji, żeby dostarczyć Najemcom i Wynajmującym szybką i skuteczną obsługę. Znając dobrze lokalny rynek szybciej określisz odpowiednią cenę najmu nieruchomości. Dodatkowo zdobędziesz cenne doświadczenie, przy pracy z klientami w tej specjalizacji. Dzięki temu zyskasz wiedzę jak skuteczniej wypromować poszczególne nieruchomości.

-> Zadbaj o to, żeby klient z którym zaczynasz współpracę i ten z którym współpracujesz dokładnie wiedział co dla niego robisz ( za co płaci, na czym polega Twoja usługa ). Ustalenie wynagrodzenia za Twoją pomoc będzie łatwiejsze.

-> Przedstaw zasady współpracy, dzięki którym przeprowadzenie transakcji najmu będzie łatwe. Zyskasz również przewagę przy negocjacjach z Najemcą dzięki wypracowaniu relacji z Wynajmującym.

-> Zawsze wysyłaj do weryfikacji umowę najmu w wersji pdf. Dzięki temu klienci podeślą swoje uwagi w mailu.

-> Na początku współpracy z Wynajmującym uzyskaj numer księgi wieczystej wynajmowanej nieruchomości. Dzięki temu przeprowadzenie umowy najmu będzie łatwiejsze, ponieważ zweryfikujesz czy masz kontakt w właścicielem czy pełnomocnikiem na samym początku.

Jak poprosić o numer księgi wieczystej ?

Wskaż, że pracujesz z Najemcami, którzy wymagają weryfikacji nieruchomości, co przyśpieszy podjęcie decyzji najmu przez klientów.

Umowa najmu okazjonalnego

Dowiedz się również na czym polega umowa najmu okazjonalnego, żeby dodatkowo zabezpieczyć transakcję najmu.